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Un déménagement est toujours une source de tracas auxquels il faut faire face. Il y a les formalités administratives, mais également, le mobilier, les cartons, les équipements et autres appareils à transférer. Déménager une entreprise peut donc exiger une préparation rigoureuse. Afin de réussir un déménagement d'entreprise, il faut porter une attention particulière aux démarches administratives.

Les démarches avant le déménagement

Un certain nombre de démarches administratives sont à prendre avant le déménagement. Il faut les réaliser le plus tôt possible. Ces dispositions sont à respecter obligatoirement selon les réglementations en vigueur. Il s’agit de la pose de préavis. C’est une évidence ! Il n’est pas possible d’occuper le nouveau local sans quitter l’ancien. Le délai de préavis se situe en moyenne entre 3 et 6 mois.

Il ne faut pas oublier de prévenir le propriétaire, l‘agence ou le syndic du bien immobilier. A cet effet, il faut choisir une date pour effectuer l’état des lieux. Il faut également procéder à un audit des nouveaux locaux. Cela est à faire avant de signer un bail avant le déménagement.

Chacun agit pour créer un environnement innovant et écologique en évitant d’utiliser ce dont il n’a pas besoin.

Pour cela, il faut déterminer :

  • la capacité des locaux,
  • l’état des bâtis,
  • la norme des différentes installations, etc.

Il est préférable avant la visite des nouveaux locaux d’avoir un cahier de charges qui va décrire d’une façon précise les besoins. Ainsi, à chaque visite, il suffit de vérifier si tel ou tel local correspond aux besoins de l’entité. Le déménagement d’une entreprise constitue un motif de consultation obligatoire du CHSCT, dans la mesure où il occasionne des changements sur la vie des salariés. Cela concerne une entreprise de plus de 100 personnes.

Enfin, il faut informer tout le personnel du déménagement et de la nouvelle localisation. C’est important pour eux afin de s’occuper de la prime de déménagement auprès de la CAF.

image de bureau open space
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image de bureau avec documents
image de bureau avec documents

Les formalités liées aux services publics

Quand le jour du déménagement approche, certaines procédures sont à suivre. Il s’agit du transfert ou de l’annulation de certains abonnements comme le téléphone fixe, la connexion Internet. Il faut également prendre contact avec les organismes appropriés pour les relevés des factures eau, gaz et électricité. Pour les services publics, il y a l’EDF, la Poste, etc.

Pour la Poste, la réexpédition est assurée pendant un an maximum. Sur le plan banque, il est capital d’informer les banques de l’entreprise si celle-ci est amenée à changer d’agence tout en restant dans le même établissement. Il convient de noter que l’informatisation des services bancaires fait que cette procédure soit automatisée.

Enfin, en cas de transfert de siège social, il faut informer :

  • les clients,
  • les prospects,
  • les fournisseurs,
  • les financeurs,
  • le centre de médecine du travail,
  • le Pôle emploi,
  • l’URSSAF ou le RSI
  • l’organisme de retraite complémentaire.
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